Pengertian Arsip Serta Jenis Dan Fungsinya

Pengertian Arsip Serta Jenis Dan Fungsinya. Kata Arsip mungkin bagi anda sudah tidak asing lagi atau bahkan hampir setiap hari anda mendengarkannya. Apa yang dimaksud dengan Arsip. Nah pada potingan kali ini kami menjelaskan seputar Pengertian Arsip, Jenis Arsip dan Fungsi Arsip.

Definisi Arsip

Pengertian arsip di Negara kita (Indonesia), diatur dalam undang- undang Nomor 7 tahun 1971 tentang : KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN yang pada BAB 1 pasal 1 berbunyi sebagai berikut. Arsip adalah :

1. Naskah -naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan -Badan Pemeritahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2. Naskah -naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Seperti dikutip dari wikipedia. Menurut Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Secara Umum arsip adalah merupakan setiap catatan ( record /warkat ) yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu/formulir), kertas film ( slide , film strip, makro film), media komputer (pita, tape, piringan, rekaman, disket), kertas photocopy dan lain - lain. 

Arsip sangat berbeda dengan bahan pustaka yang terdapat dalam perpustakaan. Arsip mempunyai ciri khusus yang berbeda dengan bahan pustaka diantaranya adalah arsip harus autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, informasinya utuh, dan berdasarkan asas asal usul (principle of provenance) dan aturan asli (principle oforiginal order).

Jenis Arsip

1. Arsip Konvensional; contoh: arsip kertas
2. Arsip Media Baru; contoh: arsip micro film, kaset dll.

Fungsi Arsip

Dilihat dari fungsinya dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan sehari-hari, fungsi arsip dibagi atas “arsip dinamis” dan “arsip statis” (pasal 2 UU No 7 tahun 1971).

1. Arsip Dinamis, yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
2. Arsip Statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umunya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari dministrasi negara.

Tujuan Arsip

1. Arsip menyediakan informasi. Informasi yang terdapat didalam arsip merupakan sejumlah data terolah dan terpilih yang disusun dengan teratur sehingga memudahkan manajer apabila membutuhkan informasi manajer tidak perlu tersandung kemampuan untuk mengingat-ingat sesuatu disamping itu manager yang ingin mengetahui kedudukan perusahaan dapat menggunakan arsipnya sehingga ia dapat membuat keputusan yang tepat.
2. Arsip memudahkan pengawasan. Arsip yang tersimpan rapih merupakan sumber yang sangat berguna untuk mengadakan perbandingan antara hasil yang diperoleh dengan hasil yang diinginkan manager dapat menggunakan standar pelaksanaan untuk mengukur hasil nyata dengan tindakan itu, ia dapat menentukan tingkat efisiensi dan efektifitas manajemen yang sedang dipimpinnya. Informasi yang diberikan arsip pada manager ditopang oleh alasan kuat untuk mengadakan tindakan koreksi terhadap segala pemborosan dan penyimpangan
3. Arsip merupakan alat untuk membuat kebijaksanaan. Kendatipun kegunaan arsip dalam membentuk keputusan itu tidak langsung, arsip dianggap sebagai bahan yang sangat berguna untuk penafsiran analisa dan penentuan pilihan kebijaksanaan yang akan dilaksanakan. Kebijaksanaan seharusnya disusun berdasarkan data sehingga dapat melihat kecenderungan sebuah kebijaksanaan di masa yang akan datang.
4. Arsip memudahkan pembakuan kerja. Arsip yang distandarisasi memberikan kemudahan yang berarti bagi pemakai arsip itu, karena arsip-arsip diseragamkan baik bentuknya maupun sistemnya, pemakai arsip itu mendapatkan kemudahan yang besar dalam penelusuran informasi.
5. Arsip memenuhi undang - undang. Banyak hal yang dimaksudkan kedalam arus sistem arsip dapat menjadi bahan pembuktian dari sudut hukum bukti-bukti itu bukan saja menyuruh manajer untuk menunaikan kewajibannya tetapi juga merupakan perlindungan bagi perusahaan. Bukti-bukti yang tersimpan dalam arsip memudahkan manajer dalam pengaturan waktu.