Pengertian Manajemen Perkantoran (Office Management)

Pengertian Manajemen Perkantoran (Office Management). Manajemen perkantoran merupakan kekuatan yang tidak terlihat (tidak terwujud) yang mampu merencanakan, mengorganisasi dan mengkoordinasikan manusia, uang, metode, material, mesin-mesin, dan pasar dalam pekerjaan kantor serta mengarahkan dan megawasinya sesuai dengan tujuan pembinaan, serta tujuan agar organisasi tercapai. Berikut adalah penjelasan mengenai manajemen perkantoran.

Definisi Manajemen Perkantoran

Pengertian manajemen perkantoran secara singkat adalah merupakan bagian dari proses pengarahan secara menyeluruh terhadap aktivitas- aktivitas ketatusahaan dari sebuah kantor untuk mencapai tujuan secara efektif dan efesien. 

Menurut George Teryy (Office Management and Control, 1966) mendefinisikan manajemen perkantoran adalah sebagai perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan lebih dahulu. 

Masih banyak pendapat lain dari para ahli yang mendefinisikan manajemen perkantoran, tetapi semua sepakat mengatakan bahwa manajemen perkantoran adalah merupakan rangakaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (menyusun, mengatur), mengarahkan (memberi arahan dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal), sesuatu hal ini pada umumnya yang berhubungan dengan pekerjaan perkantoran (office work).

Namun seiring dengan perkembangan dan kemajuan serta kebutuhan yang mucul maka manajemen perkantoran saat ini tidak hanya mengatur hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan perkantoran semata, melainkan ruang lingkupnya dan fungsinya telah meluas meliputi banyak hal atau faktor lainnya seperti berikut ini :

1. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)
2. Metode Perkantoran (Office Methods)
3. Perlengkapan Perkantoran (Office Equipment)
4. Fakor Fisik dalam Kantor (Physical Office)
5. Biaya Perkantoran (Office Cost)
6. Kebijakan Perkantoran (Office Policies)

Ruang Lingkup Bidang Kerja Manajemen Perkantoran

1. Office Space, mengatur yang berhubungan dengan ruang perkantoran (luas,jumlah, penjatahan, tata ruang, kenyamanan, keamanan, kebersihan, perubahan, pemindahan, pemeliharaan)
2. Communications, mengatur hal-hal yang berhubungan dengan surat menyurat, pelayanan, media komunikasi (telepun, telex, fax dll) , resepsionis, kehumsan dll
3. Office Personnel, Kepegawaian perkantoran yang berhubungan dengan HRD (Human Resource & Development), GA (General Affair), pelatihan, pengujian, dll
4. Furniture & Equipment, mengatur dan berhubungan dengan pengadaan, pemeliharaan perabotan furniture perlengkapan kanor (meja, kursi dll)
5. Appliances and Machines, mengatur dan berhubungan dengan pengadaan pemeliharaan peralatan dan mesin (Mesin Ketik, Komputer, Printer, Mesin Hitung, Pelengkapan Kebersihan dll
6. Supplies and Stationery, yang mengatur dan berhungan dengan pengadaan perbekalan dan keperluan alat tulis kantor dan cetak.
7. Methods, yang berhubungan dengan proses dan pengolahan data, pengukuran hasil kerja, “sisdur” (sistem dan prosedur) kerja, analisis statistic dll.
8. Records (Warkat), yang berhubungan dengan pengoordinasian formulir, perancangan formulir pelayanan surat menyurat, pelaporan kearsipan dll
9. Executive Controls, Kontrol Pejabat Pimpinan meliputi perencanaan organisasa, setarlisasi dan desentralisasi pelayanan, perencanaan anggaran, forecasting, job analysis dll

Sumber

Diktat Kuliah Manajemen Perkantoran oleh Aqwam Roadi Kardian. SKom.,MM